Altre normative interessate all’attività distributiva assicurativa
Conservazione della documentazione e Contratti in forma Collettiva
Altre normative interessate all’attività distributiva assicurativa
Conservazione della documentazione
I distributori, per almeno cinque anni, salvo diverso termine di legge, conservano la documentazione concernente:
a) i conferimenti degli incarichi, gli accordi aventi ad oggetto lo svolgimento dell’attività di distribuzione ed eventuali procure;
b) i contratti conclusi per il loro tramite e la documentazione ad essi relativa, inclusa quella della valutazione delle richieste ed esigenze del contraente, della vendita con consulenza, nonché la prova delle attività svolte per il tramite del contraente per i contratti in forma collettiva;
c) le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti;
d) l’iscrizione, la formazione professionale, l’aggiornamento professionale, inclusa l’eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione degli obblighi di aggiornamento professionale personali, degli iscritti alla sezione E nonché dei dipendenti ;
e) l’evidenza dei soggetti che svolgono attività di distribuzione nell’ambito della loro organizzazione ed ai quali si estende la copertura assicurativa;
In caso di cessazione dell’incarico di distribuzione, l’obbligo di conservare la documentazione di contratti conclusi, le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti viene meno con la riconsegna all’impresa della documentazione stessa.
Viene però da porsi una domanda: poiché i termini di prescrizione previsti dalla legge per la responsabilità contrattuale è di 10 anni, se un terzo mi cita in giudizio perché ritiene di avere subito un danno per il mio operato risalente a più di 5 anni, come faccio a difensìdermi se non ho più alcuna documentazione?
La documentazione può essere archiviata e conservata anche mediante supporti magnetici, microfilmature, supporti ottici o digitali, o in altra forma tecnica equivalente.
Contratti in forma collettiva
Possiamo avere due casi distinti:
- nel primo caso gli aderenti sostengono in tutto o in parte, direttamente o indirettamente, l’onere del pagamento dei premi;
- nel secondo caso invece gli assicurati non sostengono, neppure in parte, l’onere del pagamento del premio.
1^ CASO
Nei contratti in forma collettiva in cui gli aderenti sostengono in tutto o in parte, direttamente o indirettamente, l’onere del pagamento dei premi, le disposizioni sui Conflitti di interesse, sull’Informativa precontrattuale, sull’Informativa sulle remunerazioni, sulla Valutazione delle richieste ed esigenze del contraente, sulla Documentazione da consegnare ai contraenti e della Modalità dell’informativa, previste nel Regolamento IVASS n.40-2018, si applicano nei confronti degli aderenti, oltre che del contraente.
Gli obblighi sopra citati sono adempiuti dal distributore, anche attraverso la collaborazione del contraente, fermo il dovere di vigilanza sull'operato di quest'ultimo di cui è responsabile.
La consegna agli aderenti della documentazione precontrattuale e contrattuale è effettuata con le modalità scelte dal contraente ai sensi dell’articolo 120-quater del Codice delle assicurazioni.
2^ CASO
Nei contratti in forma collettiva, gli assicurati che non sostengono, neppure in parte, l’onere del pagamento del premio, hanno diritto di richiedere all’impresa le condizioni contrattuali e le credenziali per l’accesso alle aree riservate.